Que vous soyez dirigeant ou collaborateur d’une entreprise, la technologie fait désormais partie intégrante de votre quotidien. D’ailleurs, des milliers de sites, outils, logiciels ou applications s’adressent aux professionnels, de quoi en perdre la tête. Pourtant, certains vous permettent de vous organiser et de procéder différemment, mais surtout d’améliorer votre efficacité.
Nous vous proposons aujourd’hui de découvrir 4 grandes familles d’outils indispensables pour faire vivre votre entreprise.
Les plateformes de discussion professionnelles
La communication est primordiale en entreprise, que ce soit pour échanger sur les tâches à réaliser ou pour entretenir les relations entre les membres de l’équipe.
Nous croulons aujourd’hui sous des centaines de mail par jour. Un dégât sur le plan écologique lorsqu’on sait qu’un seul mail génère 4g de CO2. De plus, la perte de temps pour l’équipe est monumentale considérant le temps passé à les trier, les classer ou les supprimer.
Les plateformes de communications instantanées peuvent palier à ce manque de spontanéité, facilitant et fluidifiant la communication.
La plateforme la plus populaire aujourd’hui se nomme Slack. Acronyme de “Searchable Log of All Conservation and Knowledge”, qui se traduit par “Accessibilité à toutes les conversations et connaissances”. Elle offre de nombreuses possibilités :
- Le classement sous forme de canaux ;
- La communication sur plusieurs supports : PC, Smartphone, Tablettes ;
- L’envoie de fichiers sous différents formats : images, vidéos, documents PDF/Word… ;
- La recherche de mots-clés dans les conversations.
Outre Slack, il existe de nombreux services de messagerie instantanées professionnelles. Nous pouvons citer Azendoo qui se présente sous la forme d’un espace de travail partagé et collaboratif. Plusieurs fonctionnalités y sont disponibles : l’échange de messages entre membres, l’organisation des tâches ou le pilotage de projets.
Les planificateurs de tâches
Le mode d’organisation des tâches peut énormément varier d’une entreprise à une autre. Elle peut être liée à la taille de l’entreprise ou encore à sa culture d’entreprise.
Une multitude d’outils et de logiciels sont mis à la disposition des entreprises, ils vous offrent la possibilité de choisir LA méthode qui corresponde le mieux à l’ensemble de vos collaborateurs.
Trello est une plateforme (et une application) permettant de planifier les tâches de votre société. Il permet aux membres de l’entreprise de créer des « tableaux » généraux puis de créer des cartes des tâches. Elles peuvent ensuite être classées sous forme de colonnes, habituellement divisées comme suit :
- à faire ;
- en cours ;
- terminé.
Trello offre la possibilité de personnaliser les cartes en indiquant les personnes chargées des tâches, une date butoir, une to-do-list…
D’autres outils comme Monday utilisent un système de listes des choses à faire (To-do-List). Et en reprenant là-aussi le système de « Statut » d’avancement des tâches.
Les CRM
Les CRM, pouvant être traduit en français par « Gestion des Relations Clients » (GRC), permettent de gérer les relations et interactions avec l’ensemble des prospects, des clients ou encore des fournisseurs de l’entreprise.
Le but est de regrouper toutes les informations des contacts pris et réalisés afin de faciliter leur utilisation et leur analyse. Ils simplifient aussi la récupération des informations par un autre collaborateur quand cela est nécessaire. Une bonne utilisation du CRM permet donc d’optimiser et simplifier la relation avec vos clients et prospects.
Salesforce propose un ensemble d’applications dédiées à la gestion des relations clients :
- Sales Cloud (ensemble des vente) : pour consulter le profil de vos clients/prospects et rassembler toutes leurs informations pour optimiser votre force de vente ;
- Services Cloud (ensemble des services) : pour consulter l’historique des appels des collaborateurs, consulter les informations de vos clients et analyser des données ;
- Marketing Cloud (ensemble des outils marketing) : pour établir des relations avec vos clients en passant par différents canaux (mail, réseaux sociaux…) ;
- Analytics Cloud (ensemble des outils analytiques) : pour analyser les données de vos clients clients et les partager avec vos collaborateurs.
Salesforce propose un essai gratuit de son CRM. Les tarifs avancés s’adaptent facilement aux entreprises, proposant par exemple une solution pour les PME.
La société Hubspot propose une version gratuite de CRM qui vous permet d’accéder à différentes fonctionnalités :
- La gestion des contacts ;
- Le suivi des transactions ;
- La création de tâches ;
- La création et l’analyse de campagne d’emailing…
Une version payante est également disponible, donnant accès à beaucoup plus d’outils tels que le tchat en direct ou l’automatisation des tâches.
La particularité de ces deux CRM est qu’ils sont proposés en cloud, ce qui signifie que les services sont accessibles directement sur des plateformes en ligne.
Les services de stockage et de partage de fichiers
Comme de manière traditionnelle, de nombreuses structures privilégient encore l’envoie de mail pour partager des fichiers et images.
Pourtant certains fournisseurs de solutions proposent aujourd’hui des services de stockage et de partage de fichiers directement en ligne. Ces outils facilitent le suivi, l’archivage et la collaboration, en permettant à chacun d’accéder en temps réel aux documents.
L’entreprise Dropbox propose aujourd’hui plusieurs abonnements de stockage en ligne. Pour répondre au mieux aux besoins des entreprises, la société a lancé en 2016 une version Business. Elle offre une capacité de stockage importante et permet d’échanger des avis sur les documents ou encore de mettre en place des check-list.
Google Drive a également mis en place une version professionnelle, proposant un service de stockage en ligne. L’accès aux fichiers peut être contrôlé, permettant de partager certains documents à l’ensemble de l’équipe ou à seulement à certains membres. De plus, certains fichiers comme des tableurs Excel peuvent être modifiés directement en ligne.
