Malgré un planning bien chargé, beaucoup de dirigeants peinent encore à lâcher prise pour se libérer des tâches chronophages. Pourtant, cette démarche peut s’avérer stratégique pour leur entreprise… Une question se pose alors : comment déléguer efficacement pour retrouver du temps, de la clarté et de la sérénité ? C’est ce que je vous propose de découvrir dans cet article !
Pourquoi déléguer certaines de vos tâches de dirigeant ?
Bien qu’elle puisse parfois faire peur, la délégation apporte de nombreux bénéfices. Grâce à elle :
- Vous gagnez en productivité : déléguer les actions énergivores qui pourraient être effectuées par quelqu’un d’autre vous permet de vous concentrer en priorité sur les tâches à forte valeur ajoutée et d’éviter la stagnation.
- Vous éloignez le risque de surmenage et réduisez votre charge mentale : vous n’êtes plus sous pression en permanence et retrouvez des idées plus claires et du plaisir dans le développement de votre entreprise.
- Vous responsabilisez et faites grandir vos équipes : en leur offrant une montée en compétences (dans le cadre d’une délégation interne), vous créez de la confiance mutuelle et une meilleure cohésion. Vous vous placez ainsi dans une posture de leadership vertueux.
- Vous améliorez la performance globale de votre entreprise : en vous ouvrant à la délégation, vous devenez plus efficace dans votre gestion et bénéficiez d’une meilleure vision stratégique.
Quel type de tâches déléguer en tant que chef d’entreprise ?
| Ce que je garde en tant que dirigeant | Ce que je délègue |
|---|---|
| La vision stratégique et le développement de l’entreprise | Les tâches administratives récurrentes (factures, courriers, suivi de dossiers, gestion des paies) |
| La prise de décisions clés (orientations de l’entreprise, arbitrages) | Le suivi opérationnel (reporting, relances, suivi des échéances) |
| Les rendez-vous stratégiques avec les clients, investisseurs et partenaires | L’organisation logistique (agenda, déplacements, réunions, événements) |
| Le management | La communication (réseaux sociaux, newsletters, contenus) |
| L’innovation et l’observation du marché (veille, lancement de projets) | La gestion RH et le recrutement (publication d’annonces, pré-sélection des candidats) |
| Les relations stratégiques et les partenariats (au moins pour les initier) | La gestion des outils numériques (CRM, mise à jour site web, paramétrages) |
Quels signaux indiquent qu’il est temps de déléguer ?
- Quand la tâche devient répétitive ou trop chronophage et vous empêche d’avancer sur l’essentiel
- Quand vous pouvez vous appuyer sur une personne plus compétente que vous sur le sujet
- Quand cela peut aider un collaborateur à évoluer : opportunité d’apprentissage et de montée en compétences / responsabilités
- Lorsque vous sentez des signes d’épuisement et que le burn out n’est pas loin
- Si vous ne parvenez plus à dégager du temps pour avancer sur la stratégie de l’entreprise et que cela freine son développement
- Lorsque la personne qui gère la tâche – que ce soit vous ou un collaborateur – n’a aucun intérêt à le faire elle-même : éviter de faire travailler une personne qui coûte 1000€ jour sur du tri de document par exemple (problème de rentabilité).
Comment déléguer efficacement en tant que dirigeant ? 6 conseils pour l’aborder sereinement
1. Comprendre les tâches à déléguer
Avant toute chose, pour déléguer efficacement, commencez par faire le tri dans vos missions pour identifier ce qui relève de la stratégie et ne peut être délégué et les actions plus opérationnelles qui peuvent être confiées à une autre personne.
Repérez notamment toutes les tâches chronophages et répétitives à faible valeur ajoutée. Par exemple : les tâches administratives, la logistique, le suivi de dossiers, certains aspects RH ou de votre communication.
2. Définir clairement la mission
Pour déléguer efficacement, il est essentiel de donner des objectifs précis à la personne sur laquelle vous allez vous appuyer, en lui indiquant exactement ce qu’elle doit faire.
Elle doit également avoir une vision claire des échéances et du temps à y consacrer. Indiquez-lui aussi toutes les ressources mises à sa disposition. Enfin, soyez le plus clair possible sur le résultat attendu (qualité, type de livrable, etc.) pour éviter les malentendus et perdre du temps à repasser derrière.
3. Choisir la bonne personne à qui déléguer efficacement
Pour vous assurer une collaboration fluide et efficace, vous devrez bien sûr porter une attention toute particulière au choix de la personne à qui vous déléguez.
Sélectionnez-la non seulement en fonction de ses compétences, mais aussi de sa motivation et de sa disponibilité. Par exemple, évitez de surcharger un collaborateur déjà bien occupé qui risque de s’épuiser et de bâcler le travail (voire de faire des erreurs).
N’oubliez pas que vous pouvez aussi vous appuyer sur un soutien externe : office manager, assistante administrative indépendante, freelance ou agence spécialisée. Étant spécialisé dans son domaine et souvent plus expérimenté, elle ou il pourra réaliser la mission plus rapidement, ce qui s’avère parfois plus rentable. Enfin, en cas de délégation interne, privilégiez des profils de confiance, fiables et avec suffisamment d’ancienneté pour lui confier la mission en toute sérénité. Évitez également de vous adresser toujours à la même personne et n’hésitez pas à répartir les tâches au sein de votre équipe.
4. Donner tous les moyens et outils nécessaires pour déléguer efficacement
Pour garantir une délégation efficace, veillez à préparer un maximum d’éléments que vous pourrez mettre à disposition de votre collaborateur (interne ou externe). Planning, budget, process documentés avec des check-lists, outils, templates prêts à l’emploi… Tout doit être accessible dès le démarrage de la mission pour gagner un maximum de temps et parvenir au résultat attendu.
Pour tout centraliser, vous pouvez vous appuyer sur des solutions telles que Notion, Google Drive, Dropbox ou Trello, qui vous permettront également d’assurer le suivi des missions et de faciliter la transmission des informations au fil de l’eau.
Pour déléguer efficacement, il peut aussi être nécessaire de prévoir une formation pour le collaborateur à qui vous confiez la mission. Cela l’aidera à monter en compétences et à gagner du temps sur la tâche déléguée (ce qui sera plus rentable in fine) .
5. Faire confiance, mais suivre le travail effectué
Déléguer sereinement demande aussi d’apprendre à lâcher prise, en évitant le micromanagement et le contrôle permanent.
Cela ne vous empêche pas de prévoir des points d’étape réguliers pour vérifier que la mission avance correctement et qu’aucun problème ne bloque votre collaborateur. Ces points pourront ensuite être espacés progressivement, au fur et à mesure que la confiance s’installe.
Pour assurer le suivi, vous pouvez vous appuyer sur des outils collaboratifs tels que Slack, Notion ou encore Asana, qui vous permettent de garder de la visibilité sans vous montrer intrusif.
Veillez aussi à prendre du recul régulièrement pour analyser si la délégation vous fait réellement gagner du temps et sert votre vision de dirigeant. Si vous constatez que vous passez plus de temps à contrôler, corriger ou débriefer qu’à avancer, c’est peut-être le signe que la mission n’a pas été confiée à la bonne personne ou qu’elle devrait rester sous votre responsabilité.
6. Valoriser et reconnaître le travail accompli
Pour une délégation fructueuse sur le long terme, vous devrez aussi faire preuve de gratitude et souligner les réussites. Cela passe par des retours positifs lorsque vous êtes satisfaits et constructifs lorsqu’il y a des points à améliorer.
Rappelez-vous qu’encourager régulièrement ceux à qui vous déléguez est un moteur de motivation et de fidélisation essentiel pour vos équipes. Cette reconnaissance permet de créer un climat de confiance durable, propice à des collaborations fluides et efficaces sur le long terme.
Les erreurs à éviter quand vous souhaitez déléguer efficacement
- Ne pas être clair sur les résultats attendus (objectifs, délais)
- Déléguer sans cadre et sans donner les moyens et outils nécessaires
- Abandonner complètement la mission, sans suivi de la personne à qui vous la confiez
- Déléguer à la mauvaise personne par facilité ou par habitude
- Ne pas former ni accompagner la personne choisie
- Micro-manager et reprendre les tâches à la moindre erreur au lieu de faire confiance
- Oublier de valoriser le travail accompli
Si déléguer n’est pas toujours simple au départ, c’est une compétence qui se construit avec l’expérience et dont les bénéfices se font rapidement sentir : vous gagnez du temps, vous vous concentrez sur votre rôle de dirigeant tout en responsabilisant et en faisant grandir vos équipes.
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