Que l’on dirige une petite ou une grande équipe, améliorer sa communication interne au sein de son entreprise est indispensable pour assurer une collaboration fluide et créer un climat de confiance au sein des équipes. Dans cet article, je vous propose de découvrir pourquoi cette démarche est essentielle pour toute organisation et comment la mettre en œuvre de manière efficace.
Pourquoi la communication interne est essentielle dans une entreprise
La communication interne regroupe l’ensemble des messages et informations qui circulent entre les membres d’une même organisation. Elle s’oppose par définition à la communication externe qui elle, s’adresse aux publics extérieurs à l’entreprise.
Ce type de communication peut prendre différentes formes avec :
- la communication descendante qui va de la direction vers les collaborateurs,
- la communication ascendante qui part des collaborateurs pour remonter jusqu’à la direction,
- la communication transversale qui regroupe les échanges horizontaux entre les équipes.
Elle est aussi utile dans des situations plus spécifiques, comme la gestion du changement ou la communication de crise.
Contrairement à la communication externe, la communication interne est un sujet qui passe parfois au second plan. Or elle représente un enjeu stratégique pour les dirigeants.
Elle permet notamment de :
- Faciliter le partage d’informations au quotidien entre les différents services et niveaux hiérarchiques.
- Améliorer l’engagement et la productivité des salariés en leur donnant une meilleure visibilité sur les actions, les priorités et les enjeux de l’entreprise.
- Réduire les silos en favorisant une circulation plus fluide de l’information et des échanges transverses.
- Renforcer la cohésion des équipes, notamment dans les entreprises proposant du télétravail ou un fonctionnement hybride.
- Partager les valeurs et la vision stratégique de l’entreprise et faire adhérer au projet collectif.
- Donner du sens au travail et contribuer au renforcement de la culture d’entreprise.
- Faire remonter les informations du terrain vers les managers et la direction (communication ascendante).
- Suivre certains indicateurs utiles à la gestion de l’entreprise, grâce à des outils internes (comme le ticketing) qui permettent de tracer des demandes, incidents ou problématiques récurrentes.
- Créer un climat interne bienveillant, transparent et attractif, pour développer une marque employeur solide.
Ainsi, la communication interne ne doit pas être vue comme un coût supplémentaire pour l’entreprise, mais comme un véritable levier de management et de performance.
Comment améliorer sa communication interne ?
Mettre en place une stratégie structurée et aligner la communication interne avec la vision et les valeurs de l’entreprise
À l’instar de la communication externe, la communication interne nécessite une approche stratégique et structurée.
Cela implique de définir des objectifs clairs et mesurables (informer, fédérer, motiver…), mais aussi les valeurs que vous souhaitez partager et comment les traduire concrètement dans vos messages.
Cette démarche requiert en outre d’évaluer la situation actuelle en identifiant les dysfonctionnements, les éventuels silos et les obstacles qui freinent la circulation ou le partage des informations.
Lors de ce travail préalable, vous devrez aussi veiller à maintenir une certaine cohérence entre communication interne et externe. C’est un point essentiel pour assurer la crédibilité de l’entreprise et consolider sa marque employeur.
Enfin, pour que votre communication interne soit efficace, veillez aussi à y allouer des ressources humaines, techniques et financières suffisantes pour assurer sa mise en œuvre opérationnelle et sa réussite.
Favoriser et fluidifier les échanges
Pour construire une communication interne fluide, différents types d’actions peuvent être mis en œuvre :
✔️ Encourager la communication ascendante et donner la parole aux collaborateurs pour être dans une démarche d’écoute et de feedback constructif.
✔️ Développer la communication transversale entre les équipes et au sein des équipes pour éviter les silos et avancer dans une vrai dynamique collective.
✔️ Planifier des temps d’échange réguliers, sous forme de réunions courtes et efficaces ou d’ateliers.
✔️ Mettre en place des mesures pour éviter la “réunionnite” en s’appuyant notamment sur des outils digitaux et solutions transverses plutôt qu’en multipliant les réunions descendantes.
✔️ Favoriser des outils permettant de diffuser les informations du quotidien (changements de process, de fournisseurs, informations clés) qui ne nécessitent pas forcément une réunion ou un échange synchrone.
✔️ Montrer l’exemple en tant que dirigeant / manager, en communiquant régulièrement avec ses équipes, que ce soit en présentiel ou via les outils dédiés.
✔️ Soigner l’accueil et l’intégration des nouveaux salariés, en centralisant les informations essentielles sur une plateforme digitale et en les accompagnant avec bienveillance lors de leur arrivée.
Nourrir les liens entre collaborateurs et la cohésion sur le terrain
Pour développer une bonne entente et une communication fluide entre les collaborateurs, vous devrez aussi veiller à créer un climat de confiance favorable aux échanges. Pour cela, vous pouvez notamment :
✔️ Créer des moments d’échanges informels, de partage et de retour d’expérience entre collaborateurs, en y intégrant les managers et la direction.
✔️ Organiser des séminaires d’entreprise, des journées ou des activités de cohésion pour favoriser une ambiance de travail agréable et une bonne entente entre les équipes.
✔️ Impliquer les collaborateurs dans des projets transverses et dans des initiatives internes autour de la RSE, de l’innovation ou de la qualité de vie au travail.
✔️ Former les managers afin qu’ils développent de bons réflexes de communication et montrent eux-mêmes l’exemple (écoute, feedback constructif, transparence, etc.).
Valoriser les collaborateurs dans sa communication pour améliorer sa communication interne
La valorisation des collaborateurs dans votre communication interne peut contribuer à maintenir leur engagement et leur motivation. Dans cette optique vous pouvez :
✔️ Célébrer les réussites collectives, que ce soit en direct ou via les outils et plateformes internes à votre disposition.
✔️ Saluer les réussites individuelles, de manière informelle ou à travers un petit rituel dédié.
✔️ Mettre en avant toutes les initiatives dès lors qu’elles contribuent au développement de l’entreprise et à l’instauration d’un climat d’épanouissement et de confiance.
✔️ Organiser des ateliers ou des mini-formations internes animés par les experts de vos équipes : une manière simple et efficace de favoriser le partage d’expérience et la transmission des savoir-faire.
Évaluer et ajuster pour s’améliorer en continu
Bien sûr, améliorer sa communication interne passe également par la mise en place d’un suivi régulier et d’indicateurs (KPIs) sur lesquels vous appuyer pour vérifier que les actions mises en œuvre portent leurs fruits : taux d’engagement, taux d’ouverture des messages, utilisation des outils, satisfaction et feedbacks des salariés…
Les outils de ticketing peuvent également constituer une ressource précieuse pour observer l’évolution du nombre de pannes, de demandes ou de problèmes recensés d’une année sur l’autre et identifier les points de friction récurrents.
L’objectif, in fine, est bien sûr d’ajuster votre stratégie en fonction des retours et de faire évoluer les outils et usages pour gagner en efficacité et améliorer l’expérience collaborateur.
Les outils et méthodes pour une communication interne efficace
Outils collaboratifs & messageries instantanées pour améliorer sa communication interne
On ne compte plus les outils collaboratifs et autres systèmes de messageries qui contribuent à améliorer sa communication interne dans son entreprise. Parmi eux, on retrouve notamment Slack, Zoom ou encore Teams pour les échanges quotidiens et les visioconférences.
En parallèle, il existe également des plateformes de gestion de projet comme Notion, Gouti, ClickUp ou Trello idéales pour la collaboration et le partage d’informations.
Ces solutions sont particulièrement adaptées pour les échanges du quotidien, dans le cadre du travail en lui-même, mais aussi pour tous les à-côtés : envoi des actualités de l’entreprise, échanges informels, organisation d’événements, etc.
Bien sûr, l’idée n’est pas de multiplier les outils, mais de choisir les bons canaux en fonction des besoins et des habitudes de vos collaborateurs.
Pour vous assurer qu’ils soit bien utilisés et adoptés de tous, veillez à ce que chacun de vos collaborateurs soit formé et comprenne en quoi cela peut lui faire gagner du temps par rapport aux échanges e-mail classiques.
Améliorer sa communication interne grâce à : Intranet, réseau social d’entreprise et plateforme interne
Outre les outils de messagerie et de gestion de projets collaboratifs, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions pour améliorer sa communication interne, comme les intranets, les réseaux sociaux d’entreprise ou encore les plateformes internes dédiées.
Ces plateformes peuvent servir aux échanges informels, au partage d’actualités, à la mise en valeur des collaborateurs ou à la diffusion d’informations clés.
Leur principal atout réside dans la possibilité de créer des espaces entièrement personnalisés, adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation.
Cependant, pour être réellement efficaces, ces outils doivent offrir une ergonomie optimale. Vous devrez donc veiller à proposer une plateforme user-friendly, simple à prendre en main et adaptée aux usages des collaborateurs, afin qu’elle soit réellement utilisée.
Contenus variés sous différents formats
Au-delà des différents canaux de commernication interne, vous devrez également choisir les bons formats. N’hésitez pas à diversifier vos contenus en utilisant la vidéo, les newsletters, les podcasts ou encore des outils interactifs pour engager davantage les collaborateurs.
Bien sûr, ces formats doivent être adaptés aux attentes et aux profils de vos équipes afin de maximiser leurs chances d’être lus ou regardés.
Quelle que soit la forme choisie, misez avant tout sur la transparence et l’authenticité dans vos messages. Cela les rendra plus crédibles, plus humains et donc plus appréciés de vos collaborateurs, contrairement à une communication trop institutionnelle, qui risque d’être moins consultée et de limiter leur engagement.
Initiatives collectives et développement de communautés internes
Enfin, pour développer une communication fluide en interne et renforcer la cohésion entre les équipes, n’hésitez pas à soutenir des initiatives collectives ou individuelles. Vous pouvez notamment :
- Mettre en place une boîte à idées digitale ou des sondages pour consulter vos collaborateurs.
- Développer une communauté interne (community building) pour leur donner davantage la parole et entretenir le lien autour de sujets fédérateurs.
- Créer des petits rituels pour maintenir la cohésion et la fluidité des échanges, comme des stand-up meetings, des petits-déjeuners d’équipe ou la célébration des anniversaires et des réussites.
- Organiser des temps forts au fil de l’année, des événements ou des rassemblements plus informels pour renforcer la cohésion inter et intra-équipe.
Les erreurs fréquentes à éviter en communication interne
🚫 Multiplier les canaux inutilement plutôt que de centraliser l’information
🚫 Oublier les collaborateurs qui ne maîtrisent pas les outils numériques ou ne les utilisent que très peu dans leurs fonctions
🚫 Négliger l’importance de la posture managériale qui nécessite une certaine exemplarité, voire des formations pour adopter la bonne approche avec ses équipes (communication bienveillante, etc.)
🚫 Croire que la communication interne se limite à “informer” et non à dialoguer. L’écoute des collaborateurs ne doit jamais être négligée (au risque de voir de nouveaux problèmes émerger à terme)
En résumé, la communication interne va bien au-delà de simples échanges : c’est un véritable levier de cohésion, d’engagement et de performance pour l’ensemble de l’organisation. Bien que sa mise en oeuvre demande du temps, des ressources et une approche stratégique, les bénéfices pour l’entreprise peuvent être considérables.
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